Os sinais que indicam que algo não está bem são, normalmente, três: tarefas realizadas no último minuto, concluídas com atraso ou até mesmo esquecidas. Atraso para reuniões. Nenhuma resposta a e-mails ou respostas em horários estranhos, como às 2 da manhã. E várias explicações sobre o porquê de os trabalhos não estarem concluídos.
Se estas situações lhe são familiares é porque tem a seu cargo alguém que luta com a gestão de tempo.
Como gestor poderá ser difícil e desafiador abordar este tema. Por um lado, necessita que os seus colaboradores cumpram as suas tarefas, e por isso a sua tendência natural será responder com aborrecimento e irritação. Por outro lado, quer melhorar e desenvolver as capacidades dos membros da sua equipa. Tem consigo profissionais brilhantes que poderão dar uma contribuição excecional para a organização, se descobrirem como usar o seu tempo de forma eficaz e produtiva.
Se é gestor e não sabe como ajudar, ficam aqui algumas dicas práticas para melhorar a situação, a partir de hoje.
Reconheça as suas próprias emoções
Se gere essa pessoa há muito tempo, provavelmente já experimentou uma grande variedade de emoções, desde uma leve irritação até a uma completa frustração. Os seus sentimentos irão variar de acordo com a gravidade dos problemas, dos riscos envolvidos, da sua personalidade, das suas expectativas e dos seus níveis de stress.
Antes de dar algum feedback ao seu colaborador, reconheça as suas próprias emoções. Escreva sobre o que está a pensar e não partilhe os seus pensamentos mais frios (por e-mail ou outro meio) com o seu colaborador. Este exercício permite-lhe tomar consciência sobre o seu estado emocional.
Processe aquilo que está a sentir sozinho ou com uma pessoa de confiança e avalie com total sinceridade o porquê de estar tão aborrecido. Será falta de controlo? Medo? Stress?
Este processo irá ajudá-lo a libertar emoções negativas reprimidas antes de dar algum feedback para que não seja demasiado duro com o seu colaborador e faça mais mal do que bem.
Se envia demasiadas tarefas em cima da hora, se não dá orientações claras, se se recusa a definir prioridades, não tem um sistema de acompanhamento ou se esquece de dar feedback, então as suas ações podem ter um papel importante nestas situações.
Se espera que os seus colaboradores estejam constantemente disponíveis por e-mail, chat ou outros canais, então eles não irão conseguir estabelecer limites para se concentrarem e concluírem o seu trabalho. Nestes casos, está a causar ainda mais problemas à situação que eles vivem.
Ao identificar estes problemas, antes de passar o seu feedback, consegue reconhecer onde é que poderia ter feito melhor.
Identifique o stress
Se tem algum grande projeto, que precisa que seja finalizado, e está tudo muito atrasado, é necessário pensar no assunto, e perceber se no âmbito do projeto maior, existem aspetos mais importantes, que assim que estejam completos, libertem tempo para os outros menos importantes.
Ao clarificar aquilo que é mais importante, consegue comunicar aquilo que quer realmente pronto, mesmo que o projeto não esteja todo completo.
Reserve algum tempo para pensar o que é que poderá estar a causar esta falta na gestão do tempo dos seus colaboradores: Não tem aquilo que precisa para reuniões de acompanhamento importantes ou apresentações? Vive momentos de stress quando lhe pedem para ver as coisas na última da hora? As ações dos seus colaboradores custam-lhe tempo e dinheiro? Sente-se ansioso quando não existe uma boa comunicação? Quando responder a estas questões, vai conseguir estar mais focado quando estiver a dar feedback.
Diga aquilo que precisa
Quando souber aquilo que o está a aborrecer, fale, com calma, aquilo que precisa de dizer, para quando precisa disso e porque é que precisa disso. Também pode perguntar o que precisam de si para ter sucesso.
Embora as vezes possa ser tentador descarregar toda a sua frustração nos seus colaboradores mais diretos, em relação ao stress que lhe causaram ou os problemas que lhe trouxeram, uma abordagem ríspida, pode trazer o contra-ataque. Respire fundo, e tente lembrar-se que provavelmente eles tentaram fazer tudo bem, mas têm dificuldade nessa área.
Ajude no início
Há situações, nas quais dar feedback sobre aquilo que precisamos ou queremos pode melhorar a situação, mas em outras, será necessário muito mais do que isso para que as coisas sigam em frente.
Para ajudar os seus colaboradores, pense em agir da seguinte forma, com eles:
- Trabalhe em conjunto na definição de prioridades
- Pensem em conjunto sobre a direção a seguir
- Definam objetivos imediatos
- Faça algum trabalho com eles durante uma reunião
- Forme uma equipa entre colegas
- Peça atualizações diárias sobre aquilo que planearam fazer e aquilo que conseguiram fazer
Organizar a situação de modo que fiquem confortáveis pode fazer uma grande diferença.
Dê valor ao progresso
Quando observar uma movimentação na direção certa, mostre apreço por cada passo dado. Pode até pensar que dar feedback tão cedo, antes de terem terminado a tarefa, pode fazer com que recuem. Mas normalmente acontece exatamente o oposto. O feedback positivo ajuda na construção da confiança, da positividade, e da motivação e pode impulsionar cada vez mais e melhores resultados.
Os seus colaboradores diretos que fazem uma má gestão do tempo podem sentir-se ainda pior do que as chefias diretas e repreendê-los pode ser contraprodutivo. O aumento das emoções negativas sobre o trabalho pode provocar ainda mais atrasos, e não o contrário. Lembre-se estão na mesma equipa. Então, em vez de a desfazer, permita o seu crescimento.
Providencie apoio extra
Por vezes, estamos demasiado próximos de uma situação e por mais que tente, nem sempre é possível dar um feedback objetivo e calmo. O colaborador pode não ser capaz de ser honesto consigo sobre o que se está a passar, porque passa horas ao telefone, ou por alguma situação de natureza familiar, que o possa estar a distrair.
Nestas situações, poderá ser interessante estabelecer um contacto com o exterior e o colaborador, tal como uma formação em gestão de tempo, um formador interno ou externo, que pode ajudar a desenvolver estas competências. Alguém com experiência a ajudar pessoas a ultrapassar estes desafios e que está emocionalmente mais distante da situação.
Como líder, não pode forçar ninguém a melhorar a gestão de tempo. Mas a sua comunicação e ações podem fazer uma grande diferença na capacidade de os colaboradores ultrapassarem as dificuldades e aumentarem a produtividade.
Texto adaptado do artigo da autoria de Elizabeth Grace Saunders, da edição da revista da HBR da edição de maio de 2022.
